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Praktische Tipps fürs Rechnungswesen

Ordnungsgemäße Buchhaltung

Eine gründliche und korrekte Buchhaltung ist ganz essenziell. Nur so ist man auf der sicheren Seite.
Denn formal richtige Bücher haben die Vermutung auch der materiellen Richtigkeit für sich, d.h. die Finanz muss sie – in der Regel – akzeptieren, die Steuerklärungen dementsprechend zur Veranlagung heranziehen und kann bei einer Betriebsprüfung, wenn nichts anderes herauskommt, nichts machen. Die österreichische Finanzverwaltung legt größten Wert auf ordnungsgemäß geführte Bücher, und v.a. auch auf exakte Grundaufzeichnungen

Es müssen sämtliche Informationen von den Geschäftsfällen (Belegen) bis zum Niederschlag in der Buchhaltung, schlussendlich im Jahresabschluss nachvollziehbar sein. 

Die Eintragungen in die Bücher müssen:
  • vollständig (lückenlos), 
  • richtig (der Wirklichkeit entsprechend), 
  • zeitgerecht vorgenommen werden. 

Einmal gemachte Eintragungen, dürfen nicht unkenntlich gemacht werden. Es darf nicht radiert werden.

Wesentlicher Bestandteil ist dabei eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Dazu gehören die exakte Ermittlung der Losung (=Tageseinnahmen) und der Nachweis der Ermittlung (Registrierkasse etc). Jeder Geldzufluss und jeder Abfluss muss entsprechend dokumentiert sein. Es muss der Kassenstand laut Kassabuch mit dem tatsächlichen Kassenstand übereinstimmen. Unter keinen Umständen dürfen Kassenfehlbeträge (Kassenminus) vorkommen, es kann ja nicht mehr ausgegeben werden als vorhanden ist. 

Jede Buchung muss aufgrund der vorliegenden Belege (Rechnungen, Kassazettel, Frachtpapiere, Inventurlisten, etc.) nachvollziehbar sein! 

In der Regel gibt es folgende Belegkreise: Ausgangsrechnungen (AR), Eingangsrechnungen (ER), Kassabelege (KA) und Bankbelege (BA). Jeder Belegkreis für sich muss chronologisch geordnet und durchnummeriert werden.
Es darf keine Lücken geben. Andernfalls können mitunter Schwarzgeschäfte unterstellt werden. 

Aufzeichnungen in Excel sind nur dann ordnungsgemäß, wenn sichergestellt ist, dass diese nicht mehr verändert werden können. Das ist in Excel naturgemäß schwer zu realisieren und zu dokumentieren. Excel kann daher nur zur Aufbereitung bzw. Zusammenfassung der Grundaufzeichnungen dienen. 


Quelle: Siart+Team Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft
Enenkelstraße 26, A-1160 Wien; www.siart.at
Tipp: Termin für kostenloses Erstgespräch vereinbaren!
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